Praxis-Scan: Wenn aus Sorgen endlich Lösungen werden!

Viele Tierärzt:innen fühlen sich von Vorschriften und organisatorischen Anforderungen erschlagen. Sie müssen sich neben der tiermedizinischen Arbeit um Hygiene, Arbeitssicherheit, Personal, Abrechnung und behördliche Vorgaben kümmern. Das kostet Zeit, die niemand hat. JUST4VETS hat Oliver Noteborn getroffen, der mit dem Praxis-Scan eine Einschätzung der IST-Situation einer Tierarztpraxis oder Klinik anbietet. Dabei werden alle relevanten Bereiche gesichtet, aufgenommen und dokumentiert, um den Tierärzt:innen eine fundierte Grundlage für die Vorbereitung auf anstehende Prüfungen wie Apotheke, Arbeitszeit, Arbeitssicherheit, BGW oder Hygiene zu bieten.

Fühlen sich viele Tierärzt:innen von Vorschriften und organisatorischen Anforderungen erschlagen?

Oliver Noteborn: Sie sind Tierärzt:innen, keine Verwaltungsprofis. Es fängt bei scheinbar banalen Fragen an: Wo liegt eigentlich die letzte Gefährdungsbeurteilung? Sind alle Hygienevorgaben aktuell? Funktioniert die Zeiterfassung korrekt? Viele Tierarztpraxen fühlen sich davon erschlagen.

Und genau da kommt der Praxis-Scan ins Spiel?

Oliver Noteborn: Ja. Wir kommen in die Praxis, gehen alles durch und schaffen Klarheit. Nicht als Kontrolleure, sondern als Partner.

Aber ein Scan klingt schon nach Kontrolle...

Oliver Noteborn: Nein, ganz im Gegenteil. Wir bewerten nicht, wir helfen. Wir zeigen, was schon gut läuft, und erkennen, wo es noch Optimierungspotenzial gibt.

Was passiert genau?

Oliver Noteborn: Wir gehen gemeinsam durch die Praxis, von Hygiene bis Personalmanagement. Kleine Dinge regeln wir sofort. Wenn die Medikamentenlagerung nicht optimal ist, wird das direkt angepasst. Wenn eine Stolperfalle existiert, kommt sie weg. Die größeren Baustellen ordnen wir nach Dringlichkeit. Was muss schnell erledigt werden? Was kann mit dem Team gelöst werden? Wo braucht es externe Unterstützung? Wir liefern einen echten Plan, keine Listen mit Problemen.

Also kein Papierkram, der dann doch wieder liegenbleibt?

Oliver Noteborn: Genau. Es geht nicht darum, Aktenordner zu füllen, sondern den Praxisalltag zu erleichtern.

Was ist mit behördlichen Prüfungen?

Oliver Noteborn: Viele Tierärzt:innen fürchten sie. Aber nach dem Praxis-Scan wissen sie: Wir sind vorbereitet. Hygiene? Passt. Arbeitssicherheit? Geregelt. Dokumentation? Vollständig. Kein Stress mehr.

Das klingt nach einer echten Entlastung.

Oliver Noteborn: Ist es auch. Viele sagen danach: „Warum habe ich das nicht früher gemacht?“

Wann spürt man den ersten Nutzen?

Oliver Noteborn: Direkt am ersten Tag. Kleinere Anpassungen zeigen sofort Wirkung. Mittelfristig sorgen optimierte Abläufe für bessere Organisation, weniger Stress – und oft auch finanzielle Vorteile. Durch optimierte Abrechnung, bessere Lagerverwaltung und effizientere Prozesse holen sich viele Praxen die Investition innerhalb von drei bis sechs Monaten wieder rein.

Wie schnell bekommt man einen Termin?

Oliver Noteborn: Am besten einen Monat im Voraus planen. Aber wenn eine behördliche Prüfung ansteht oder ein akuter Notfall da ist, finden wir eine schnelle Lösung.

Du bist mit Noteborn Consulting ja nicht alleine unterwegs. Wie sieht dein Team aus?

Oliver Noteborn: Genau, das ist wichtig! Ich bringe nicht nur meine eigene Erfahrung mit, sondern arbeite mit einem Team aus Spezialist:innen. Jurist:innen, Betriebswirte, Tierärzt:innen, TFAs, Expert:innen für Arbeitssicherheit, Zeiterfassung, Abrechnung und Qualitätsmanagement – alle mit tiefem Verständnis für den Praxisalltag.

Klingt nach mehr als nur einer Beratung?

Oliver Noteborn: Viel mehr! Niemand muss alles allein lösen – wir sorgen dafür, dass die richtigen Expert:innen an Bord sind.

Neben den internen Abläufen ist doch auch die Außenwirkung einer Praxis wichtig.

Oliver Noteborn: Absolut. Praxismanagement endet nicht hinter der Rezeption. Eine klare Positionierung nach außen ist genauso entscheidend – für Kund:innen und für die Mitarbeitenden. Patienten suchen Praxen, die professionell auftreten und gut organisiert sind. Aber auch als Arbeitgebender muss eine Praxis sichtbar sein. Der Fachkräftemangel ist real. Wer sich als attraktiver Arbeitgeber präsentieren will, braucht eine Strategie. Wir haben Spezialist:innen für Praxismarketing und Arbeitgebermarken. Eine gute Außendarstellung hilft nicht nur, Kund:innen zu gewinnen, sondern auch Mitarbeitende zu halten und neue zu finden.

Aber ein gutes Image alleine reicht ja nicht – was ist mit der Zufriedenheit der Mitarbeitenden?

Oliver Noteborn: Riesenthema! Eine Praxis läuft nur dann gut, wenn das Team funktioniert. Wenn die Abläufe nicht klar sind, sorgt das für Stress. Und wenn die Arbeitstage stressig sind, häufen sich die Fehler, die Stimmung kippt, und irgendwann gehen die Leute.

Das merkt man ja überall, oder?

Oliver Noteborn: Absolut. Überlastung, fehlende Struktur, schlechte Kommunikation – das ist das, was den Leuten am meisten zu schaffen macht. Aber das ist auch der Punkt, an dem man schnell etwas ändern kann. Ziel ist es, klare Strukturen zu schaffen, Zuständigkeiten festzulegen, Prozesse zu verbessern. Alles, was den Alltag reibungsloser macht, sorgt für weniger Konflikte, weniger Überstunden, weniger Frust.

... und weniger Krankmeldungen?

Oliver Noteborn: Ganz genau. Die Leute fallen nicht nur aus, weil sie krank sind. Viele sind einfach durch. Zu viel Stress, zu viele Baustellen, zu wenig Überblick. Und irgendwann geht nichts mehr. Dann droht der Burnout. Hoher Patientendruck, lange Tage, emotionale Belastung – das hinterlässt Spuren. Wer als Arbeitgebender nicht aktiv gegensteuert, verliert irgendwann sein Team.

Was kann man da konkret tun?

Oliver Noteborn: Es fängt bei den Strukturen an. Klarer Dienstplan. Echte Pausen. Gute Kommunikation. Und dann geht es weiter mit Schulungen, Unterstützung bei Stressmanagement und dem Bewusstsein, dass ein Team nur funktioniert, wenn es langfristig gesund bleibt.

Also weniger Stress, mehr Klarheit – und endlich ein Plan?

Oliver Noteborn: Genau das. Ein Tag, der vieles verändert. Wer einmal erlebt hat, wie erleichternd es ist, eine klare Struktur zu haben, fragt sich hinterher nur noch: „Warum nicht schon früher?“

Vielen Dank für das interessante Gespräch!