Personalbedarf in Tierarztpraxen und -kliniken: Eine umfassende Bedarfsanalyse

Personalmangel in der Veterinärmedizin betrifft viele Praxen und Kliniken. Oft liegt der Mangel nicht nur am Fachkräftemangel, sondern auch an Managementproblemen. In meiner Beratungspraxis zeigt sich, dass etwa 75 % des Personalmangels auf Managementfehler zurückzuführen sind. Eine zentrale Frage lautet:

Kennen die Praxisleitungen den genauen Personalbedarf und ist bekannt, wie potentielle Engpässen vermieden werden können?

Häufig wird der Bedarf nach Gefühl eingeschätzt, und viele Praxen und Kliniken arbeiten an der Kapazitätsgrenze. Doch reicht dies aus, um den Betrieb abzusichern und auf krankheitsbedingte Ausfälle vorbereitet zu sein?

Brutto- und Nettopersonalbedarf: Wichtige Unterscheidungen

Der Bruttopersonalbedarf beschreibt die Personalmenge, die unter idealen Bedingungen benötigt wird – ohne Berücksichtigung von Fehlzeiten. Doch was passiert bei ungeplanten Ausfällen? Ein Fehlzeitenfaktor von etwa 20 % ist realistisch. Wenn Ihre Praxis 500 Stunden benötigt, sollten mindestens 600 Stunden geplant werden, um potenzielle Ausfälle abzufedern. Viele Praxen berücksichtigen den Ersatz-, Mehr- und Reservebedarf nicht ausreichend.

Bedarfsanalyse: Personalarten und langfristige Strategien

Langfristige Strategien müssen verschiedene Personalarten abdecken:

1. Neubedarf: Wachsende Patientenzahlen oder zunehmende Notdienste erfordern zusätzliches Personal.
2. Ersatzbedarf: Ausfälle durch Ruhestand oder Elternzeiten müssen kompensiert werden.
3. Mehrbedarf: Fortbildungen oder gesetzliche Vorgaben greifen die vorhandenen Personal-Ressourcen an.
4. Reservebedarf: Notdienste, Unfälle, oder Krisen verlangen eine Personalreserve.
5. Nachholbedarf: Unbesetzte Stellen müssen zügig gefüllt werden.

Planen Sie zusätzlich etwa 10 % des Teams für administrative Aufgaben ein.

Elektronische Dienstplanung und Arbeitszeiterfassung

Eine effiziente Personalsteuerung ist ohne elektronische Dienstplanung und Arbeitszeiterfassung kaum möglich. Diese Tools erlauben eine präzise Planung der Arbeitszeiten und bieten einen Überblick über Fehlzeiten. Durch diese Technologien kann der Personaleinsatz flexibler gestaltet werden.

Reservekapazitäten: Sind Sie auf Ausfälle vorbereitet?

Bei plötzlichen Krankheitsfällen sind Reservekapazitäten durch Teilzeitkräfte oder flexible Arbeitsmodelle essenziell, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Diese Kapazitäten bieten den nötigen Puffer in kritischen Phasen.

Wachstum und Personalplanung: Vorausschauende Strategien

Praxen, die expandieren oder zusätzliche Dienstleistungen einführen möchten, müssen sicherstellen: Ist unser Personal ausreichend qualifiziert und dimensioniert, um das Wachstum zu unterstützen? Die strategische Personalentwicklung bereitet Fachkräfte auf zukünftige Herausforderungen vor.

Bedarfsprognose: Die nächsten fünf Jahre

Eine Personalbedarfsprognose hilft, Entwicklungen wie Ruhestand, Elternzeiten oder längere Krankheitsausfälle frühzeitig zu erkennen. Diese Prognosen sind entscheidend, um langfristige Strategien zur Personalgewinnung zu planen.

• Haben Sie schon über Wachstum und Changemanagement nachgedacht?
• Was bedeuten neue Technologien und Digitalisierung für das Team?

Ausblick: Zufriedenheit der Mitarbeitenden und alternative Stellenbesetzungen

Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ist entscheidend für die Stabilität. Ein Betrieb, der Maßnahmen zur Steigerung des Wohlbefindens ergreift, stärkt die Motivation und Loyalität der Mitarbeitenden. Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) trägt dazu bei, krankheitsbedingte Ausfälle zu minimieren.

Onboarding ist heute essentiell für eine sichere Teamentwicklung. Zusätzlich bieten alternative Stellenbesetzungen Lösungen, um Engpässe zu bewältigen. Bürokaufleute übernehmen administrative Aufgaben, während Quereinsteiger am Empfang qualifiziertes Personal entlasten.

Fazit

Flexibilität und vorausschauende Planung sind der Schlüssel zum Erfolg. Elektronische Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung und eine fundierte Personalbedarfsprognose, kombiniert mit Maßnahmen zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden, sichern langfristig den Erfolg der Praxis.