Besprechungszeiten sind Investitionen!

„Reden kostet wertvolle Arbeitszeit – für uns leider zu teuer!“ -> Wir sollten jetzt mal darüber reden!

Besprechung, Sitzung, Zusammenkunft, Konferenz, Treffen, Meeting, Session, Erörterung, Beratung, Briefing … jeder Betrieb hat sein spezielles Wort für das Chef(in)-Gespräch mit seiner/ihrer direkten Gruppe. Immer kommt es auf das Gleiche heraus: Die Leitung hat das Thema vorbereitet, die Mit-Tagenden wissen bereits, worum es dabei geht und haben dazu vielleicht auch schon einen Beitrag „auf dem Zettel“.

Die beste Zeit für den Start: 60 Minuten vor Beginn der Geschäftszeit.
Das Ende ist auf 10 Minuten vor der Geschäftszeit festgelegt. Falls
Reste geblieben sind (Das passiert meist bei den ersten Treffen!), werden sie am folgenden Arbeitstag zur gleichen Zeit am gleichen Ort verarbeitet. Bei der Dokumentation wird abgewechselt. Die Leitung macht es anfangs vor: Wortmeldungen, Vorschläge, Festlegungen notieren - mit Datum und Ort. Am Ende wird von allen Beteiligten unterschrieben – und fertig. ENTSCHEIDENDE EINSCHRÄNKUNG: Gesprochen wird nur über Themen, an denen man direkt aktiv beteiligt ist und niemals über Kolleg:innen anderer Gruppen oder Abteilungen.

Konferenzdisziplin

Wenn es beim Treffen vor Beginn der Geschäftszeit in den ersten Tagen oder Wochen vielleicht rumpelt: Es gibt keine Ausnahmen und keine Ausreden. Man nennt es „Konferenzdisziplin“. Sie rechnet sich. Darüber können weltweit große und kleine Betriebe berichten. Betriebsökonomen messen in scheinbar davon unabhängigen zählbaren Angaben, die vermeintlich mit dem täglichen Gespräch wenig zu tun haben: z.B. geringerer Werkzeug- und Materialverschleiß, spontaner Schnittstellenschwund, höherer Ausstoß, geringere Korrekturaufwände, geringerer Energieverbrauch. Personaler:innen registrieren sogar übers Jahr geringere Fluktuation, mehr Spontanbewerbungen, weniger Fehlzeiten und deutlich weniger Fälle sogenannter wochenendbezogener Urlaubspiraterie. Das sind gewiss unübersehbare Erfolge, obschon sich die Beteiligten keineswegs schon als Mitwirkende eines Musterbetriebs sehen.

In der Besprechung werden Chef oder Chefin als präsent erlebt – besonders wichtig in stressigen Zeiten. Vermeidbare Reibungsflächen werden enttarnt. Flur-Debatten über Sinn und Zweck einer Vorgabe und Email-Kaskaden von Leistungs-Posern werden verzichtbar. Und der Leitende selber entdeckt das Gefühl dafür, welche seiner Initiativen, Prioritäten oder Maßnahmen bei den Seinen positiv ankommen. Er weiß schon nach wenigen Konferenz-Terminen, wer wirklich schon an Bord ist und wer lieber an der Pier herumzickt.

Managementkultur hüten!

Wer in Leistungssituationen leiten will, lässt auch im Alltag nicht die Zügel schleifen und hütet eine „Managementkultur“, in der das Gruppengespräch ein sicheres Fundament bietet. Er freut sich, dass die Anlässe für aufgeregte Falldiskussionen abnehmen, solange er selber die Zeiten und Regeln für die tägliche Besprechung respektiert.

So schlicht, vernünftig und einfach handzuhaben das tägliche „Start“-Gespräch auch sein mag, es fordert insbesondere anfangs von den noch jungen kraft- und leistungsbewegten Leitungskräften ein hohes Maß an Selbstbewusstsein und Geduld. Es kommt darauf an, die zwei häufigsten Fehler wie Todsünden zu meiden.

Meetings auf „Abruf“: „Wir hatten ja letzter Woche keine gemeinsame Besprechung mehr. Da müssten wir mal wieder ran. Sind eigentlich alle da? … Dann treffen wir uns in 5 Minuten …??... Doch, doch, das kriegt Ihr hin. Dann muss jetzt mal was anderes warten.“

Meetings ohne Grenzen und Programm: „Wer hat was Wichtiges? Dann fang' Du doch einfach an. Ach ja – und dann gibt es ja noch die neue Gebührenordnung, die sollten wir bei der Gelegenheit auch noch schnell durchgehen.... Und das Thema Weihnachtsfeier…. .“

Gesprächsdisziplin

Zum Schluss: Genau wie an jedem Stammtisch und in fast allen Gruppen gibt es auch in jedem Betrieb Personen, die mit der Gesprächsdisziplin ihre spezielle Mühe haben – z.B. die Viel- und Dauerredner. Ihre oft langatmigen und zunehmend sinnfreien Ausführungen oder Vorwürfe sind nicht leicht auszubremsen. Reagieren Dauerredner:innen auch auf wiederholte höfliche Lenk-Versuche nicht oder sogar mit Derbheiten oder Aggressionen, bleibt nur die Lösung, die Störperson nachdrücklich vor die Tür zu bitten.

Die Gruppe wird es der Leitung wohl danken.